广州市体育外围平台行政管理制度

第一章 总则

第一条  为加强基金会的规范化管理，完善各项工作制度，提高基金会各项物资管理、领用、修缮、保管等工作，制定本准则。

第二条  本管理制度适用于本基金会所有员工。

第二章 行政办公用品的管理

第一条  定义：日常办公所用低值易耗品，单价在500元以上2000元以下（不含2000元）的物品，定义为低值易耗品，单价在1元以上500元以下的作为日常办公消耗品，单价在1元以下的，入库时直接消耗，不单独设帐。

第二条  行政人员负责办公用品的日常管理工作，包括：办公设备维护、采购、库存盘点、物资整理等，发现库存不足，及时申请采购。

第三章 项目物资的管理

第一条  定义

1、 项目物资是指项目活动中使用的物资。

第二条  项目物资的回收与再利用

1、 项目物资回收需满足的条件：单次活动剩余的未使用物品或单次活动使用后其它活动还可正常利用的物品。

2、 项目物资回收后的管理：项目回收的物资由项目人员清点出物品种类和数量交给综合部人员，行政人员负责存放与保管。

第四章 固定资产与无形资产的管理

第一条   固定资产定义

1、 是指基金会所持有的，能为基金会的经营带来经济效益的，有固定形体的。

2、 固定资产界定于单价在2000元以上（含2000元），使用期限在两年以上的物品，按照固定资产登记与管理。

第二条   固定资产的采购

1、 需求部门提出采购申请给综合部，由综合部填写采购申请，审批后方可采购。

第三条  固定资产的账务处理

1、入账后当月不计提折旧，折旧从入账的次月开始计提折旧。

2、办公设备及电子产品，使用期限按3年计提折旧，折旧提满后，仍在继续使用的，不再计提折旧，在固定资产清理的时候统一备案登记，并做相关账务处理。

3、根据《体育外围》第六十条规定： 除国务院财政、税务主管部门另有规定外，固定资产计算折旧的最低年限如下：

l  房屋、建筑物，为20年

l  飞机、火车、轮船、机器、机械和其他生产设备，为10年

l  与生产经营活动有关的器具、工具、家具等，为5年

l  飞机、火车、轮船以外的运输工具，为4年

l  电子设备，为3年

l  净残值率5%

第四条   固定资产的使用管理

1、 固定资产购买回来，由综合部入库，财务部负责登记入账，使用部门办理固定资产领用手续后方可使用。

2、 固定资产单独设立excel格式的明细账目，注明：采购日期、入账时间、资产名称、型号、采购金额、配件名称及数量、使用部门、存放地点等相关详细信息。

3、 综合部负责固定资产的使用登记、修缮和管理工作。

4、 综合部每年12月31日前对基金会整体固定资产实盘，并出具固定资产盘存表。

第五条   固定资产借用管理

1、 固定资产由综合部负责保管，有丢失的需保管人员负责赔偿。

2、 固定资产借用：借用时需要填写《体育外围》，借出与归还都要对物品进行检查完好状态。

3、 固定资产借出后使用人有对资产的保护义务，一旦资产损坏，需要照价赔偿修缮费用或物品，自然损耗不计。

4、 固定资产借出后发生丢失的，由借用人负责赔偿。

第六条   无形资产管理

1、无形资产包括知识产权、商业秘密、商业信誉、品牌形象等。

2、基金会资产的妥善保护和有效利用是保持基金会竞争力、顺利完成日常业务的基本保障，保护基金会资产是每一位员工应尽的责任。

3、有形资产在执行基金会业务时或经基金会授权后方可使用。

4、无形资产具有增值很难很慢、贬值很易很快的特点，且其价值只能靠一点一滴的积累，所以无形资产的保值、增值依靠所有员工共同努力，在日常工作中不断提高产品质量、服务质量和工作质量。

5、对基金会知识产权、商业秘密的保护应遵照与基金会签署的《体育外围平台》执行。

第五章 印章管理

第一条   公章管理

公章是代表基金会一切行为的印鉴，使用时需要进行登记与审批。

1、 基金会公章由综合部保管，申请人需在综合部填写公章使用登记表，不能签字审批的需标注邮件或微信审批。

2、 所有对外使用公章的情况都需要经过基金会秘书长或秘书长授权人的审批。

第二条  合同章管理

1、合同章由综合部保管，申请人需在综合部填写合同章使用登记表，不能签字审批的需标注邮件或微信审批。

2、合同章是代表基金会经济行为的印鉴，所有经济合同对外的签署都需要秘书长或秘书长授权人的审批。

第三条   法人章

1.   法人章由副理事长保管，申请人需在综合部填写法人章使用登记表，不能签字审批的需标注邮件或微信审批。

2.   所有对外使用法人章的情况都需要经过基金会秘书长或秘书长授权人的审批。

第四条  财务章

1、 财务章由综合部保管，申请人需在综合部填写财务章使用登记表，不能签字审批的需标注邮件或微信审批。

2、 所有对外使用财务章的情况都需要经过会计或会计授权人的审批。

3、 所有印章不得私自使用和外带。任何部门因公需要外带的，均需经过基金会秘书长或秘书长授权人的签字审批，不能签字审批的需标注邮件或微信审批。

第六章 合同管理

第一条   项目合同的签订

1、必需遵守国家的法律、法规、政策及相关规定。除法人代表外，必须是秘书长或持有法人委托书的法人委托人，法人委托人必需对本基金会负责。

2、所有对外签署的经济合同都需要法人或秘书长签字，不得私自签订经济合同。

3、所有一次性采购大于10000元的（网购除外）都要签订采购合同，特殊情况由秘书长签字生效。

第二条   合同的保管

1、合同的保管：需配置档案柜存放合同，所有项目合同纸质原件均在综合部统一保管，综合部负责做好合同登记表，由综合部统一放置档案柜保管。

2、所有项目合同均需保管10年以上，超过10年的合同需向秘书长提交申请后，通过审批方可销毁。

第七章 钥匙管理

第一条   钥匙的配备

1、 大门钥匙

1）大门外挂锁钥匙的配备：正式员工每人一把，流动钥匙一套，流动钥匙平时由综合部人员保管；

2） 大门门禁：每个正式员工录入指纹或密码，凭指纹或密码出入。

3） 借用流动钥匙需要填写借用登记，使用后及时归还，保证流动钥匙可以有效的为其他员工提供服务；

2、综合部-财务钥匙的配备：副理事长一把，出纳一把，其他人均不做备份。保险柜钥匙及密码在出纳手里保管，副理事长只备份密码，保险柜钥匙不做备份。

3、 办公工位钥匙的配备：所有工位钥匙均由综合部统一发放，并作备份，其他人不得私自借用他人工位钥匙，使用备份钥匙需要在综合部《体育外围》上签字登记。

第二条  钥匙的保管

员工不得擅自配备基金会的任何钥匙，保管者如有遗失，需要文字向主管及行政人员说明情况，行政人员需向秘书长说明实际情况及处理建议，在不影响办公安全的前提下，可重新配置，特殊情况需遗失者个人承担相应损失。

第八章 办公室管理制度

第一条   基金会饮用水管理

1、 订购及缴费：综合部负责饮用水的订购及缴费，确保基金会用水需求。

2、 用水要求：

1)   饮水机下班后最后离开的人负责检查关闭；

2）不要用饮用水冲洗杯子。

第二条   基金会用电管理

用电要求：

1.   独立办公室的人员，在离开办公室1小时内不会返回的，请将办公室的灯、空调关闭。

2.   大办公室的灯、空调、饮水机，最后一个离开办公室的人负责检查电源并关闭。

3.   打印复印一体机24小时保持通畅，不需要关闭电源。

第三条   快递管理

1、基金会没有固定月结快递，员工可根据需求自行呼叫快递上门取件，项目部快递物品当月超过50元的需要核算到各个项目费用里面，50元以下为基金会办公费用支出。

2、个人快递需要自行付款结算，基金会不承担个人快递费用。

第四条   卫生管理

1、办公室：卫生由基金会员工轮流值日，每天清理垃圾桶里垃圾及清理水盆，每周五下班后打扫一次，平时个人周边及垃圾桶大家自觉维护，保持干净卫生，夏天注意及时倾倒垃圾。

2、公共区域：卫生需要大家自觉维护，发现需要清理，及时打扫，保持良好的环境。

3、会议室：请大家在使用后带走自己产生的垃圾，保持会议室的卫生整洁。

第五条   锁门制度

1、最后一个离开办公室的人负责检查各办公室电源并关闭，将办公室大门锁好，禁止把门撞上就离开，要确认锁门。

第六条   计算机、互联网和电子邮件管理

除正确、安全使用电脑外，还需注意如下几个方面：

1、 办公邮箱管理

1)  基金会邮箱zhikun@zestypictures.com；

2)  在发电子邮件时，要标注主题，内容上要简明，突出重点和礼貌。

2、网络维护

1)   基金会网络维护工作统一由综合部负责，确保办公的正常进行；

2)   不得用计算机玩游戏、看电影，在工作时间不要查询、访问与工作无关的网址或通过电子邮件与工作无关人员进行联系。

3、计算机的使用

1)   不要访问其他违法和危及计算机网络安全的网址、资料和U盘，使用外来U盘要按规定的病毒防控流程进行查毒处理；

2)   员工在使用电脑过程中遇到硬件故障或非常见软件问题影响系统运行应及时联系综合部咨询解决方案，不得擅自处理；

3)   不要拷贝基金会拥有版权或外部供应商提供的版权软件；

4)   禁止将重要文件放置电脑桌面或者C盘（系统盘），为避免基金会遭受嫌疑，不要把无版权的软件带到基金会来使用；

5)   所有含敏感或保密性数据文件或计算机必须带有特别安全装置或程序，以防止不当使用；

6)   基金会为员工配备的计算机为办公使用，不得存放与工作无关的文件（如个人影音文件、图片等）；

7)   未经基金会许可企图从基金会计算机内复制任何数据或软件将被视为偷窃行为；

8)   任何企图访问基金会保密文件或故意在计算机中安装病毒者，基金会立即予以处罚并开除处理；

9）电脑正常使用期限为4年，无损坏或者特殊理由不得提前申请更换和报废；超过正常使用期限可继续使用的，由综合部确定该电脑的延长使用期限；

10）计算机操作人员办公期间，中途离开电脑，应对系统锁屏，员工下班时必须关闭计算机。

第七条  基金会设备设施管理

1、基金会公用设备由综合部负责维护，员工要爱护基金会的公用设施，注意正确使用并保持清洁完好，如果发现设备损坏，及时告知综合部维修。

2、公共设施做到专物专用，禁止挪作它用。

3、个人借用办公设备，要爱护并且正常使用，保持清洁完好，如遇到设备损坏，需要有维修站的检测证明，属于正常损坏的向基金会申请维修，费用由基金会作为行政资金支付，如人为原因损坏的需要责任人支付维修费用。

4、个人借用办公设备设施，发生丢失的，需要照价赔偿。

第九章 文印管理制度

基金会为方便大家办公，配备相关办公器材，本着绿色办公、节约资源、节省开支的原则，结合基金会实际情况，现制定如下细则。

第一条   打印、复印、扫描

1、个人工作优先电子化办公，减少使用纸质文档（除非是需要签章、递交客户或外出正式使用的文件）。

2、一面已使用的废弃纸张，需确认内容废弃后，放入回收篮，打印、复印非正式的文档，优先利用回收纸打印。

3、对于印有员工个人身份资料或基金会机密信息的纸张，不可作为回收纸，应及时销毁，使用回收纸进行打印复印时，需拆掉纸上所有订书钉、回形针、大头针等硬物，避免损坏办公设备。

4、除有要求单面打印的正式文件（如合同、协议、对外的方案等）外，尽量双面打印、复印。

5、所有打印、复印均使用黑白打印、复印，除非有明确要求必需要彩色打印的。

6、打印文档前先预览，根据需要调整好格式，合理排版，尽量少用纸张、不浪费纸张和墨盒。

第二条  惩罚措施

1、未经同意打印与工作无关的文件，违规打印、过失彩打、单面打印/复印、随意丢弃单面可回收纸张等，发现一次禁止该员工使用办公室内器材打印复印两周。

2、惩罚期间内要打印复印文档的，自行到基金会以外的场所操作，基金会行政人员无义务代理，自行协调项目费用承担，基金会行政费用不予承担。

第十章 证照的管理、使用、年检与变更

第一条   证照的管理

基金会证照：基金会营业执照（正、副本）；税务登记证（正、副本）；开户许可证（基本户、一般户）；社保登记证；原件均在综合部保管。

第二条  证照的使用

1、 基金会的证照原件一般情况下，不许外带（办理政府职能部门事情除外），特殊情况下，需要向基金会秘书长申请，并办理相关借用登记手续。

2、 基金会证照复印件和扫描件的使用，所有向外提供的证照复印件上都需要注明“仅供××单位留档使用”字样，不得提供空白为填注的复印件（政府职能部门要求除外）；。

3、 严禁利用基金会证照从事违法、违规行为，否则基金会有权追究其法律责任。

第三条  证照的年检与变更

1、 变更：在基金会营业地址发生改变或者业务范围有所变更的时候，应该及时办理变更手续，变更工作由综合部负责。

2、 年检：基金会年检由综合部负责办理，秘书长要及时督促年检负责人在年检时效范围内及时办理年检业务。

第十一章  附则

第一条  基金会综合部代表基金会对本制度内容进行解释和提供咨询。

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